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A Gupy, HRTech líder no Brasil em soluções inteligentes para a gestão de pessoas, transformou a gestão de aditivos comerciais ao combinar mudanças na redação dos documentos, automação, governança e conexão com o processo de vendas.Com a integração nativa entre o Salesforce e o netLex, principal plataforma de gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) da América Latina, como uma das etapas dessa evolução, o aditivo passou a nascer a partir da oportunidade de venda e seguir, em um único fluxo, até a assinatura.
A mudança trouxe resultados diretos para a operação. O tempo médio entre a criação e a assinatura dos aditivos caiu 34%, passando de 38 para 25 dias. No mesmo período, a parcela de documentos assinados sem nenhuma alteração do cliente saltou de 16% para 60%, reduzindo o retrabalho e tornando o processo mais previsível para as áreas envolvidas.
“Para uma empresa que lida com uma demanda constante por novos módulos, reajustes e mudanças de escopo, a velocidade desse processo tem impacto direto sobre o negócio”, explica Flávio Ribeiro, CEO do netLex.
Quando o aditivo vira o ponto lento da venda
Antes da mudança, os aditivos eram elaborados manualmente, documento a documento, sem padronização. As cláusulas também eram longas e difíceis de ler, o que levava os clientes a solicitar alterações a cada rodada.
Na prática, 84% dos aditivos voltavam para ajustes, criando um ciclo de idas e vindas entre as equipes. Cada aditivo levava, em média, 38 dias entre a criação e a assinatura, enquanto o tempo médio de devolução de um documento pelo Jurídico era de 1,58 dia.
“Conseguimos transformar o caminho entre a oportunidade comercial e o contrato assinado em um fluxo único. O aditivo deixou de ser o ponto lento da venda. O resultado foi a redução do tempo e do retrabalho, além de uma mudança no papel do Jurídico, que passou a atuar de forma mais integrada ao crescimento do negócio”, afirma Gabriela Marquezi, Gerente Jurídica de Contratos & Legal Ops na Gupy.
Para destravar o processo, quatro frentes centrais foram trabalhadas junto ao netLex. Primeiro, as cláusulas foram simplificadas, com uma redação mais clara e enxuta, sem juridiquês desnecessário, reduzindo a necessidade de alterações por parte dos clientes. Em seguida, a geração dos aditivos foi automatizada: o documento passou a ser montado a partir de um template padronizado no netLex, reduzindo erros e o tempo de elaboração. O processo também ganhou um workflow estruturado, com cada etapa tendo responsável e prazo definidos, reduzindo as idas e vindas e mantendo o SLA sob controle. Por fim, veio a conexão com o CRM de vendas, por meio da integração nativa com o Salesforce, conectando a criação do aditivo ao processo contratual até a assinatura.
A combinação dessas frentes transformou o processo em um fluxo mais previsível e conectado à operação comercial. “Hoje o jurídico anda no ritmo do comercial e é reconhecido como parceiro. A mudança fez com que o fluxo deixasse de ser uma etapa de gargalo e passasse a viabilizar o negócio, especialmente nos períodos de maior volume comercial”, finaliza Yudi Makibara, Head de Vendas na Gupy.
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