 Jerson Prochnow, CEO da Systax. (Crédito: Divulgação)Consolidados na região nordeste há mais de 40 anos, os Mercadinhos São Luiz são referências no varejo cearense. Hoje, os Mercadinhos São Luiz possuem 22 lojas, uma central de distribuição, uma central de panificação e comidas prontas e um escritório central localizados em Fortaleza e interior do estado e, ainda neste ano, pretendem inaugurar novas unidades. Como missão, definem o atendimento de forma única, compartilhando orgulho e felicidade. Para a rede varejista, o principal valor abrange as pessoas, bem como a confiança, simplicidade, transparência, união e aperfeiçoamento.
Demonstrando sua preocupação com a gestão fiscal e tributária de toda a rede, o estabelecimento conta com o apoio da Systax, empresa de inteligência fiscal e única a sistematizar a tributação de todos os segmentos econômicos nas 27 Unidades Federativas. Com a solução DFE implementada, os processos que envolvem documentos fiscais eletrônicos passam a ser mais assertivos, confiáveis, seguros e ágeis.
O trabalho em conjunto com a Systax concretizou-se devido a dois motivos: tributação e fiscalização. “Com a ferramenta conseguimos identificar o frete referente à nota fiscal, se ele é CIF ou FOB e se ele vai integrar minha base de tributação ou não. Assim, calculamos o valor devido do imposto, pois em alguns casos a Sefaz não aloca o valor do frete para a base de cálculo do imposto, podendo gerar um valor incorreto,” conta Murilo Rocha, Analista Fiscal dos Mercadinhos São Luiz.
O segundo ponto é referente à fiscalização, envolvendo a prestação de contas à Sefaz/CE – Secretaria da Fazenda do Estado do Ceará. “Quando estamos sob alguma fiscalização ou o fornecedor que esteja passando por fiscalização, na maioria das vezes, solicitam-nos notas antigas. Através da ferramenta da Systax conseguimos encontrar essas informações com facilidade. Ainda em relação às fiscalizações, se um fornecedor cancela uma nota fiscal, é informado que não escrituramos determinada nota, por exemplo. Com a solução, identificamos facilmente que aquele documento foi cancelado e reparamos essa informação junto à Sefaz”, explica Murilo. “Certamente, esse é um dos pontos primordiais que encontramos”.
Com uma base de 18 a 19 mil NFs tratadas mensalmente pela Systax, a tecnologia mostra-se fundamental, sendo que, antes, o cenário era mais complexo. Para que os tributos fossem sinalizados corretamente, a equipe de gestão fiscal e tributária da empresa supermercadista precisava solicitar informações ao fornecedor, considerando as particularidades do frete (que pode ser frete CIF ou frete FOB). “É uma ferramenta que traz muitos benefícios, que agrega informações relevantes para qualquer tipo de atividade. Se uma nota foi cancelada ou tem um frete específico ficamos sabendo praticamente em tempo real”.
Para Jerson Prochnow, CEO da Systax, a atenção à gestão de documentos fiscais eletrônicos deve estar entre as prioridades corporativas. Dessa forma, os Mercadinhos São Luiz se destacam quando automatizam atividades relacionadas às Notas Fiscais. “Estar em dia com o Fisco é primordial para qualquer negócio e, considerando o volume de operações dos Mercadinhos São Luiz, notamos que a tecnologia vem para impulsionar ainda mais os negócios dos supermercados. A gestão das NFs passa a se tornar mais ágil com o apoio do sistema, além de garantir que, durante fiscalizações, a rede supermercadista não tenha possíveis problemas”, comenta.
Murilo finaliza destacando outro ponto importante da solução no dia a dia da área fiscal. “Sinalizo, ainda, a Manifestação do Destinatário eletrônica (MD-e), que é um recurso que permite que o destinatário de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) informe a Secretaria da Fazenda a respeito do andamento da operação representada por aquela NF-e. Hoje precisamos fazer o manifesto de operação realizada ou operação não realizada de todas as NFs que são emitidas para a empresa. Há algum tempo, criamos uma ferramenta junto com a Systax que faz esse processo automático. O sistema busca as notas que recebemos e faz essa manifestação, confirmando ou não a operação. Isso é fundamental, considerando que é uma exigência legal por parte da Sefaz”, conclui o Analista Fiscal.
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